Nas empresas, os principais problemas relacionados aos processos de negócios são a falta de clareza e entendimento na definição das atividades, além da dificuldade de coordenar eficientemente o andamento de processos. Visando estas questões, foi desenvolvida a tecnologia workflow, que pode ser definida como uma coleção de tarefas organizadas que possibilita realizar de forma eficiente um processo de negócio.

Certamente, nos dias atuais, sistemas de Workflow são fatores importantes dentro de qualquer empresa. Com base nisto, a Agens busca oferecer a solução completa para o apoio de todas as atividades e processos organizacionais. 

Sistema de Workflow Titanium

Em se tratando de gerenciamento de documentos, a Agens disponibiliza como solução o Titanium, uma ferramenta que tem como foco principal fornecer um ambiente integrado e corporativo para as questões envolvendo gerenciamento de processos, de aplicações, digitalização, armazenamento, localização e recuperação de documentos existentes no meio eletrônico.

O Titanium possui vários módulos, dentre eles, vejamos o Workflow, que como dito antes, é fator relevante para muitas empresas atualmente.

Workflow de aplicações e documentos:

Este módulo possibilita sistematizar e definir os processos da empresa, atuando com direcionamento das pessoas envolvidas, estipulando suas devidas atividades e prazos. O módulo Workflow atua no processo colaborativo, oferecendo ricas informações, apresentando aos gestores telas, gráficos e relatórios que informam sobre andamento dos processos, e outras informações, tais como datas, horários, comentários escritos pelos participantes, status de cada fluxo e prazos estipulados.

É possível também criar ações e avisos de contingências, que alarmam tarefas não executadas nos tempos previstos. Em suma, todas as atividades passam por verificação de pendências, atrasos e tempos de resposta. Possibilitando ao gestor melhor controle sobre os processos.

Gerenciador de Conteúdo no sistema de Workflow

Outros módulos presentes no Titanium são o Gerenciador de conteúdo, Formulários eletrônicos, e o Portal de auto-atendimento e mobilidade. Sendo que o primeiro é um módulo que provê meio de armazenar todos os documentos da empresa em um banco de dados, facilitando a consulta aos mesmos. Em segundo, o formulário eletrônico permite criar interfaces similares às telas do sistema, para preenchimento de solicitações e de consultas. Por último, o Portal de auto-atendimento e mobilidade age na descentralização de atividades, provendo que informações e transações sejam levadas a usuários finais, sem a necessidade de acessarem ou serem treinados nos sistemas de gestão.

Em geral, empresas que usam sistemas de workflow tendem alcançar maior controle sobre seus processos, já que podem manipular uma maior quantidade de informações e documentos de forma ágil e segura. Algumas das vantagens envolvidas são a eliminação do excessivo manuseio e armazenamento de papéis, a possibilidade do arquivamento e recuperação de informações de forma simples, e também a facilidade de trilhar informações e os responsáveis de cada tarefa do processo. Além disso, esta tecnologia elimina tarefas redundantes, já que dispõe de importantes recursos de envio automático de e-mails, lembretes e agendas de compromisso.